Software-ul a fost proiectat bâzandu-ne pe un concept de cooperare între diversele departamente ale Curţii şi în cadrul aceluiaşi departament. Odată ce o parte a informaţiilor despre un caz este introdusă de către un utilizator, ea este disponibilă automat către toţi utilizatorii interesaţi şi autorizaţi să acceseze aceste informaţii. Acest lucru elimină total nevoia creării mai multor înregistrari redundante aşa cum se întămplă în sistemul manual. În acest fel, repetarea operaţiunilor manuale care necesitau un volum mare de timp şi de muncă manuală dispare definitiv.

Istoricul ECRIS-ului naţional

Proiectul PHARE 97 este primul proiect PHARE din România destinat sistemului juridic. Acesta a fost iniţiat în anul 1997, în urma analizei necesităţilor de informatizare pentru instanţele judecătoreşti şi activităţile din procuraturi şi a fost finalizat în august 2002, cu ajutorul firmei de consultanţă EPC - European Projects Consultants. Proiectul de realizare a software-ului este finanţat din fonduri PHARE. Câştigătorul licitaţiei a fost compania Compaq România (astăzi HP România) - ca integrator, software-ul fiind produs de firma Indaco Systems. Indaco a implementat în septembrie 2001 sistemul ECRIS - SCJ la Curtea Supremă de Justiţie. Demn de menţionat este faptul că ECRIS - CSJ a stat la baza ECRIS-ului naţional.

Software-ul a fost dezvoltat ca răspuns la fiecare din cerinţele exprimate în caietul de sarcini. Pentru clarificarea aspectelor legate de cerinţe, s-au susţinut o serie de seminarii denumite "Specificaţii funcţionale", unde în care s-au rafinat funcţiunile sistemului cu reprezentanţii beneficiarilor. Arhitectura finală a sistemului a fost descrisă în documentul născut în urma acestor dezbateri. Sistemul astfel dezvoltat are denumirea de ECRIS (Electronic Court Register Informational Systems) şi contine mai multe module:

• sistem de gestiune a dosarelor pentru instanţe,
• sistem de gestiune a dosarelor pentru parchete,
• sistem de documentare (legislaţie şi jurisprudenţă).

Descrierea pe scurt a sistemului ECRIS

Scopul principal al sistemului este acela de a gestiona informaţiile despre dosarele şi documentele referitoare la dosare din cadrul unei instituţii juridice de pe teritoriul României. Totodată sistemul este prevăzut şi cu facilităţi pentru planificarea diverselor activităţi din cadrul instituţiilor sistemului juridic (Curtea Supremă de Justiţie, Ministerul Justiţiei, instanţe şi parchete). ECRIS este în exclusivitate în limba română. Sistemul de gestiune a documentelor şi a cazurilor asigură urmărirea şi controlul circuitului dosarelor între unităţile din sistemul justiţiei: Curtea Supremă de Justiţie, Ministerul Justiţiei, instanţe şi parchete. În cadrul programului PHARE 97, 9 locaţii din sistemul Justiţiei au beneficiat de ECRIS, implementarea acestuia urmând a fi extinsă în cadrul programului PHARE 2000. Cele 9 locaţii beneficiare au fost:

• Ministerul Justiţiei,
• Înalta Curte de Casaţie şi Justiţie,
• Ministerul Public - Parchetul de pe lângă Curtea Supremă de Justiţie,
• Curtea de Apel Bucureşti,
• Parchetul de pe lângă Curtea de Apel Bucureşti,
• Tribunalul Bucureşti,
• Parchetul de pe lângă Tribunalul Bucureşti,
• Judecătoria sector 3 Bucureşti,
• Parchetul de pe lângă Judecătoria sector 3 Bucureşti.

ECRIS permite înregistrarea operaţiilor efectuate în mod real cu dosarele. Dintre aceste operaţii pot fi enumerate:

• înregistrarea noilor dosare,
• înregistrarea părţilor contestatare din cadrul dosarelor,
• înregistrarea dosarelor componente ale fiecărui dosar,
• înregistrarea documentelor incluse în dosar,
• stabilirea termenelor de judecată.

Tot la capitolul operaţii cu dosare pot fi trecute şi operaţiile de:

• generare a citaţiilor,
• generare a listelor de şedinţă,
• editare a încheierilor de şedinţă.

Dintre facilităţile de planificare a diverselor activităţi oferite de sistemul ECRIS se pot enumera:

• alocarea judecătorilor şi a grefierilor/magistraţilor asistenţi pe complete de judecată,
• planificarea judecătorilor de serviciu desemnaţi să primească spre rezolvare petiţii, plângeri şi sesizări.

Fiind un sistem conceput pe arhitectură client-server, ECRIS are avantajul că oferă posibilitatea accesului simultan la informaţie a tuturor utilizatorilor conectaţi. Mai mult decât atât, activităţile de înregistrare a informaţiei în sistem sunt efectuate într-o manieră colaborativă. De informaţiile introduse de către o persoană beneficiază toţi ceilalţi utilizatori ai sistemului care posedă dreptul de acces la acea informaţie. Un alt avantaj al sistemului este acela că prin eliminarea redundanţei anumitor operaţii se reduce riscul apariţiei erorilor. Spre exemplu, numele unei părţi dintr-un dosar, odată introdus în sistem, este acelaşi indiferent dacă este afişat în citaţii, în listele de şedinţă sau în oricare alte documente. Tot ca un avantaj al sistemului ECRIS menţionăm şi faptul că acesta este capabil să genereze rapoarte statistice standard, operaţie extrem de laborioasă atunci când este efectuată manual. De asemenea el este capabil să extragă din baza de date şi să prezinte într-o formă comprehensibilă, diverse informaţii statistice despre dosarele, documentele, persoanele, infracţiunile sau cauzele civile ce au legătură cu cauzele aflate pe rol.

Sistemul este gândit să funcţioneze la scară naţională şi să ofere accesul rapid la informaţie indiferent de locul în care aceasta se găseşte. Un utilizator al sistemului ECRIS, având suficiente drepturi de acces, poate interoga baza de date a oricărei locaţii în care se găseşte implementat ECRIS spre a-şi extrage informaţiile despre un anumit caz, de care el are nevoie. 

Termenul de "document" în accepţiunea ECRIS desemnează un text ce se poate întinde pe una sau mai multe pagini de hârtie, care poate fi sau nu ataşat la un dosar şi care poate avea un caracter intern sau extern, în funcţie de locul generării acestuia: în interiorul instituţiei sau în exteriorul acesteia. Câteva exemple de documente: adresele, cererile, certificatele solicitate de către părţi, citaţiile, citativul, petiţiile, încheierile de şedinţă, hotărârile, cazierul, rechizitoriul, etc.

Pentru anumite tipuri de documente, pe lângă datele de identificare, este posibilă şi înregistrarea conţinutului acestora. Acest lucru este valabil numai pentru acele documente al căror conţinut poate fi organizat pe baza unui model/tipizat. Adresele sunt cel mai bun exemplu. Sistemul ECRIS este capabil să reproducă oricând un asemenea document pe baza informaţiilor stocate despre conţinutul şi modelul lui. Trebuie menţionat faptul că setul de asemenea documente nu este unul fix. El poate fi extins de către personalul ce administrează sistemul ECRIS din fiecare locaţie.

Anterior a fost menţionat conceptul de "drepturi de acces". În sistemul ECRIS fiecare utilizator are alocat, un set de drepturi de acces la informaţiile din baza de date. Astfel pentru fiecare utilizator în parte se poate preciza ce acţiuni/operaţii are dreptul să efectueze şi în care interfeţe are voie să efectueze aceste operaţii. Spre exemplu unui anume utilizator cu rol de dactilograf care crează preponderent documente de tip decizie, i se poate îngrădi dreptul de a modifica informaţiile dintr-un dosar. Dacă se impune, i se poate elimina chiar şi dreptul de consultare a informaţiilor din dosare, în acest caz el nemaiputând să acceseze anumite interfeţe ale sistemului.

Mai trebuie menţionat şi faptul că sistemul este prevăzut cu un mecanism de înregistrare a operaţiilor efectuate de către utilizatori. Se poate determina dacă un utilizator a folosit o anumită interfaţă a ECRIS-ului şi care au fost datele tranzacţionate în acel moment.

Concluzii legate de implementarea ECRIS-ului în cadrul Curţii Supreme de Justiţie

ECRIS gestioneaza toate operaţiile legate de cazuri din momentul în care acestea intră în Curtea Supremă până când o parasesc sau se arhivează. Informaţiile despre dosar sunt completate treptat la fiecare stadiu pe care acesta îl parcurge. Spre exemplu, folosind acest mod de lucru, generarea citaţiilor - operatie extrem de laborioasă în sistemul manual - poate fi acum efectuată printr-un singur click întrucât refoloseşte informaţii introduse anterior de către ceilalţi utilizatori. Încă din septembrie 2001, din sistemul ECRIS s-au putut exporta informaţii de interes public către site-ul web al instituţiei, pentru a le face disponibile publicului; în acset mod, listele de sedinţă de la toate secţiile sunt disponibile pe site-ul Curţii Supreme de Justiţie la adresa: www.scj.ro. Vizitatorii vor putea găsi pe site şi detalii despre procedurile Curţii, conţinutul unor tipuri de cereri precum şi alte informatii utile care până acum nu le puteau obţine decât deplasandu-se până la sediul Curţii. Folosirea tehnologiilor moderne ne-a dat posibilitatea de a îmbunătăţi actul de justiţie în cadrul Curţii Supreme a României. Acest lucru reduce costurile şi ajută la diseminarea informaţiei în cadrul Curţii şi către public.